Daily Tracking (***)

“Daily Tracking” – Estudo de caso

Sou Scrum Master de 3 (três) equipes e isto gera, apenas em dailys, um volume de informações razoável a cada Iteração de 2 (duas) semanas, sendo que tenho memória seletiva e as vezes não consigo lembrar detalhes que poderiam apontar situações em que preciso atuar e recomendar alternativas metodológicas:

  • 3 equipes = 3 reuniões de 15 minutos por dia = 30 por Iteração
  • 9 integrantes por equipe = 270 relatos a cada Iteração

A informação acima gera a necessidade de uma memória auxiliar para registro de dados, de forma a proporcionar uma análise de posicionamento individual e aprendermos com nossa própria percepção diária de evolução de nossas tarefas.

Sendo assim, criei um quadro que esta sendo chamado de “Daily Track” e que vem surtindo resultados surpreendentes, com baixo empenho, onerando apenas na necessidade de espaço nos congestionados quadros brancos que temos. Este quadro fica ao lado do de tarefas e me posiciono sempre junto a ele durante a reunião diária, de forma a fazer os registros em tempo real.

Trata-se de uma grade com número de linhas igual ao número de integrantes e 11 colunas, sendo uma para o nome da pessoa e uma para cada um dos 10 dias da Iteração. Cada célula possui em torno de 4 cm x 2 cm e é preenchida por mim a cada reunião diária, de forma “taquigráfica”, na linha da pessoa, com o Nº das tarefas relatadas e para onde vai a seguir. Assim, a cada dia, sei em que tarefas o integrante estava trabalhando e observações pertinentes, bem como qual a trajetória dele e assertividade nas dailys anteriores.

GESTÃO – Esta mesma grade passarei a usar em reuniões de gestão, entre gerentes e coordenadores de uma das áreas de negócios, posto que ali não temos tarefas e a pauta são metas, dificuldades, oportunidades e posição de cada área. Sendo assim, montei uma grade de 7 colunas, uma para o nome do gerente ou coordenador, uma de pendencias da semana passada e uma para cada dia da semana. Sendo assim, ao completar a semana, resumimos pendências na 2ª coluna, junto ao nome, e limpamos tudo o mais para mais uma semana.

Porque não usamos quadro de tarefas com colunas de status e postits de tarefas? Já tentamos, mas o dia-a-dia deles é muito mais de ongoing, de tarefas recorrentes, atendimento, etc … não temos tarefas com evolução de status, o foco é praticar os pilares de transparência, inspeção e adaptação sobre volumes, anomalias, timing de oportunidades, gráficos de metas, etc :

Um comentário sobre “Daily Tracking (***)

  1. Pingback: Um ano e meio de blog – Obrigado galera! | Jorge Horácio "Kotick" Audy

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