Reunião diária e Quadro de Tarefas

Gestão Visual e Transparência

Não existe método ágil sem transparência e realismo, sem que cada um revele-se a cada dia, compartilhando seu aprendizado, seus problemas e oportunidades. O método SCRUM fala em três pilares, entretanto eu vejo TRANSPARÊNCIA como sendo o grande desafio a ser vencido, receita do sucesso ou fracasso do trabalho efetivo em time, com prazer, qualidade, produtividade e excelência.

Havendo TRANSPARÊNCIA, subsequentemente teremos INSPEÇÃO e ADAPTAÇÃO, pois pelo simples fato de sermos esforçadamente sinceros ao relatar diariamente e a qualquer momento, se necessário, o status de nosso trabalho e evolução, automaticamente suscitaremos a INSPEÇÃO em nossos interlocutores, que em consequencia estarão praticando o exercício de ADAPTAÇÃO, ao imaginarem cenários alternativas a partir des relatos.

Por outro lado, qualquer outro método ou processo de trabalho, contando com o simples e desafiador hábito de TRANSPARÊNCIA coletiva em reuniões diárias de trabalho, potencializará seus resultados pelas correções (INSPEÇÃO e ADAPTAÇÃO) aplicadas a partir desta prática. As técnicas mais difundidas para este fim são as de Reuniões Diárias e Quadros de Tarefas, que se completam como queijo e goiabada, pessoalmente NÃO consigo imaginar áreas de desenvolvimento de software ou que desenvolva projetos sem estas práticas.

Quadro de Tarefas

O Quadro de Tarefas ou Scrum Board, conhecido também como Kanban, identifica o uso de um quadro junto ao ambiente de trabalho, contendo colunas de evolução de status e papéis ou PostIt’s coloridos representando tarefas, que iniciam em um status de A FAZER, evoluem para EM CONSTRUÇÃO, para depois serem liberados e seguirem para outras áreas como TESTES, APROVAÇÃO e finalmente ENTREGUE ou PRODUÇÃO.

VARIAÇÕES – Para cada equipe, conforme o tipo de negócio, tipo de produto, maturidade de seus integrantes, ambiente, entre outros fatores, teremos variações de quadros, desde um simples de 3 (tres) colunas de TO DO, DOING e DONE, como se fosse uma lista de coisas a fazer que temos em nossas agendas pessoais, até quadros complexos com mais de 10 (dez) colunas e quadros adicionais para situações e assuntos específicos.

FORMA – Não recomendo a ninguém arriscar-se com quadros virtuais antes de deter muuuuita experiência e maturidade nesta técnica, para atingir os fins de gestão visual a que se destina, precisa ser físico : Papeis coloridos, flags, etapas, avatares, acabando por ter uma identidade própria e única. Em meio ao seu uso, cada detalhe, côr, ponta torcida do papel, sobreposição de selos (bug, impasses, mudanças, combinações, etc), tem especial clareza e sentido a seus usuários.

PAPEL – A opção mais racional que encontramos é IMPRIMIR em folha A4 colorida o layout exato de nossas representações de tarefas, com lugar para as informações que acharem necessárias – o projeto, iteração, tarefa (User Story), título, previsto x realizado, prioridade, complexidade ou outras necessárias. Após impresso, cada folha possui espaço para 8 (oito) tarefas, guilhotinamos, escrevemos as informações com canetão permanente e colamos com fita crepe, duradoura, não é abrasiva e não danifica ao movimentar … perfeito !!!

ORGANIZAÇÃO – Lembrem-se de uma premissa importante dos métodos ágeis, os instrumentos usados pela equipe devem ter valor percebido pela equipe e cabe a equipe interpretar, com ajuda se necessário, a melhor forma de composição e uso. A imposição de modelos externos tendem a ter maior resistência que alternativas auto-organizadas pela própria equipe, com pequenas melhorias contantes.

Reunião Diária

Reunir-se por 15 minutos a cada dia, no mesmo horário e mesmo local, preferencialmente junto ao ambiente de trabalho e em frente ao seu quadro de tarefas, momento em que CADA integrante da equipe usará para relatar em aproximadamente um minuto o que realizou desde a última reunião, o que pretende realizar até a próxima, se houve algum aprendizado ou inovação digno de nota e se por acaso há ou houve algum impedimento em suas tarefas.

DISPOSIÇÃO – As reuniões devem acontecer de forma que toda a equipe disponha-se em forma de ferradura em frente ao quadro, iniciando em uma ponta, um-a-um até chegar no outro extremo. Sugiro fortemente que os integrantes construtores, programadores ou executores falem primeiro, deixando analistas e business para depois e encerrando com o coordenador ou Scrum Master (couch).

ORDEM – Na ordem apresentada acima, ao chegar a palavra ao Scrum Master, o ideal é que a reunião tenha sido efetiva e que muito pouco ou nada em termos de orientação, veto ou instrução seja necessário fazer … sinal que o trabalho de treinamento e couching do Scrum Master vem surtindo resultados.

ALEGORIA – O quadro deve refletir de alguma forma a fala de cada integrante, que ao citar uma tarefa, deve tê-la representada em um papel colorido na coluna certa de status e com as informações atualizadas, assim, a reunião proporciona um alinhamento eficáz entre a equipe e permite posterior aproximação e “leitura” ou “memória” do quadro com sucesso.

TOKEN – Para induzir a objetividade e assertividade, usamos um token e somente quem esta com ele pode falar, deve ser um objeto divertido e que tenha a ver com o seu produto, em nossas equipes temos um jornal enrolado, um touro de pelúcia, uma bola de Rugby, etc. É muito importante e educado respeitar esta sinalização, bem como tomar a decisão de cortar a redundância, discussões, retórica, etc – Se necessário, agendem uma reunião subsequente para o assunto.

DISTÂNCIA – Temos cases de equipes geograficamente distantes, por sorte em mesmo fuso-horário, em que usamos espelhamento do quadro nas duas salas (Porto Alegre e São Leopoldo) e reuniões diárias via Skype, com sucesso. As equipes vão para uma sala de reunião, conectam-se via Skype em viva-voz e cumprem todo o ritual normalmente. Existem equipamentos de vídeo-conferência para isto, mas o custo é muito alto.

É muito fácil identificar reuniões ou quadros inúteis, normalmente a equipe para de se motivar, as vezes por voltar ao modelo mental de “tarefeiros” e deixarmos de nos interessar no real valor que poderiamos agregar. Se a reunião diária estiver desconectada do quadro de tarefas, muito provavelmente esta faltando a representação das tarefas em curso, esta defasado, esta desleixado, a reunião passa a transcorrer sem que os integrantes apontem o quadro como referência, ficamos ocupados demais para ir a reunião, ela começa a estourar os 15 min, etc.

2 comentários sobre “Reunião diária e Quadro de Tarefas

  1. Pingback: Um ano e meio de blog – Obrigado galera! | Jorge Horácio "Kotick" Audy

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair / Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair / Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair / Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair / Alterar )

Conectando a %s