Esqueça os preconceitos contra a Gestão do tempo

Em Dezembro do ano passado fiz um post sobre gestão do tempo, mais dirigido a quem pratica métodos ágeis, mas é uma disciplina que recomendo a todas as áreas (clique aqui para ler), não iniciados devem ler com os olhos de quem procura melhorar sempre e não com preconceito ou receio de cobranças:

coelho
Gestão do “seu” tempo é muito mais que uma premissa ágil, é caminho para o auto-conhecimento. Afinal, onde vão parar minhas Horas a cada dia, todos se surpreendem ao usar técnicas simples, entendendo o porque diziam as frases:

  • Não tenho tempo para nada (~ ?)
  • Falta só um pouquinho (~ pede várias vezes … demora horas)
  • Não fiz porque estava atolado (~ não avisou com antecedência)
  • Vou dar um jeito, volta daqui a uma hora (~ tinha esquecido)
  • Cancela o cineminha, hoje vou ter que ficar até mais tarde

Em workshops, desafio as pessoas para que monitorem seu tempo por alguns dias, o objetivo não é fazer ninguém trabalhar mais, garanto que no fim será voce mais consciente e feliz, com mais argumentos para antecipar-se as perguntas:

  • Invisto mais tempo naquilo que é mais importante?
  • O que não deu para fazer é de fato aquilo com menos prioridade?
  • O que eu faço por hábito é o mais racional pelo valor que agrega?
  • Quanto do que eu faço gera valor e quanto pode ser desperdício?
  • O quanto compartilho e valido estas hipóteses com os colegas?
  • Será que pequenas coisas desnecessárias, somadas, não impactam?

Há técnicas pró-ativas e reativas, individuais e coletivas, analíticas e sintéticas, todas podem ajudar a entender melhor o seu tempo … Experimente fazer alguns dias, vai gostar do resultado, mas não inicie pensando que isto lhe tomará um tempo que voce não tem, pois “apenas fazer mais do mesmo, sem mudar, pode ser a pior alternativa”. Outra dica é descomprimir, intercale momentos de relax.

#1. PróAtiva – Pessoas mais disciplinadas, antecipam, organizam, fazem o que deve ser feito da maneira mais racional possível. Inicie cada dia com uma lista de tarefas do dia, priorize-as, de forma a garantir que não sejam preteridas por outras menos importantes. Mantenha a lista visível, revisando-a, incluindo novos ou riscando o que rolou (coloque ao lado dela complementos, o tempo gasto, a hora do encerramento, isso será útil).

priorização diária

#2. Reativa x Colaborativa – Se voce já pratica métodos ágeis e acredita nos seus princípios, pode usar a Daily Tracking, um artefato adicional que tem linhas com os nomes de cada integrante e os dias úteis da semana nas colunas. Cada um manterá ali um registro de onde foi que alocou suas horas a cada dia, de forma simples e objetiva, nossas equipes usam esse artefato como complemento ao quadro de tarefas (kanban) e ao de tendência (burndown). Estas informações e médias retroalimentam as taxas de produtividade para as próximas jornadas.

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#3. Reativa x Individual – Deixe uma folha A4 ao lado do teclado, onde vais registrando o que acontece durante o dia. A cada dia, agrupe as tarefas por natureza, pratique mais alguns dias e tudo se aglutinará em até dez naturezas. Ao final de cada dia ou período desejado (não muito longos), faça um gráfico de pizza dividido por natureza. Não conheço ninguém que tenha feito esta análise e não tenha ficado surpreso com o resultado, o gráfico semanal ou mensal fica diferente do que ele próprio imagina;

Resultado

O resultado deste tipo de monitoramento convergem para a descoberta de que somos menos produtivos que imaginávamos, temos alguns vícios que nem percebemos e nos consomem tempo que depois nos falta, algumas tarefas importantes concorrem com as de baixa importância, etc.

Tem gente que confunde disciplina com cobrança e mal-estar, não percebe que a falta de domínio impede que possamos distribuir melhor nossas tarefas e ocupações, nos mantendo sempre na correria para cumpri-las, procrastinando e desperdiçando seu tempo, sem saber onde, como e porque.

3 comentários sobre “Esqueça os preconceitos contra a Gestão do tempo

  1. Acho que a pior coisa que tem é reclamarmos sem saber o porque e pior ainda é reclamar dizendo que tudo está errado.. Cá para nós não tem como TUDO estar errado!

    Com o nosso tempo isso é bastante comum, reclamamos que não temos tempo e a justificativa é que estamos cheios de coisas para fazer. Mas o que são essas coisas para fazer?

    Excelente a dica de anotar nossas tarefas em uma folha para podermos analisar qual a quantidade e natureza delas em nosso dia a dia, tarefas essas que não cumpridas geram em nós esse sentimento de não ter tempo para nada, iniciar com anotação na folha A4 é muito legal! Pois só vamos poder encontrar soluções e gerir melhor nossos tempo se primeiramente identificarmos os elementos variáveis( no caso as tarefas), assim vamos conseguir tomar ações para gerir com mais qualidade e justa distribuição de nosso tempo.

    Abraço!

    • Grande Fernando, fico entusiasmado sempre que leio textos e mensagens tuas, cheias de energia e positividade, tenho a certeza de que inspiras muitos colegas e isso é a premissa para toda e qualquer mudança, termos pessoas que possuem a crença e a energia para gerar as primeiras ondas. Parabéns!

  2. Pingback: Um ano e meio de blog – Obrigado galera! | Jorge Horácio "Kotick" Audy

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