O quadro kanban reflete o passo-a-passo do trabalho até o valor esperado pelo cliente

Originalmente, quadros kanban surgiram como gestão visual operacional no chão de fábrica da Toyota a partir da década de 50 do século XX, o objetivo era gerenciar produção enxuta, volumes e reposição de forma rápida e simplificada.

Desde 2008 até hoje, tenho acompanhado dezenas de formatos diferentes de quadros de tarefas usando postits, quadros físicos em sua maior parte, com papel nas paredes, mas também virtuais quando necessários.

Muitos quadros oferecem poucas informações de fluxo e servem apenas para visualizar quem está fazendo o quê. Com 3 colunas, de TO DO, DOING e DONE, cumprem a ritualística mas agregam pouco ou nenhum valor enquanto Kanban.

Um dos mais conhecidos ebooks sobre Kanban no mundo, já traduzido para o português pela InfoQ (link para o ebook), mostra 10 passos importantes para que um quadro gere valor e porque geram, conforme pode ser visto logo abaixo:

kanban

Na prática, inexiste um formato de quadro que atenda todas as necessidades, pois há diferentes segmento de atuação, fluxo e processo de produção, perfil de equipe, tecnologia, etc … Não só para TI, mas financeiro, redação, criação, eventos, etc.

Tenho vários posts sobre kanban (quadro) e Kanban (metodologia), mas neste só quero falar sobre experiência: O quadro existe para ser útil, transparecer o fluxo e status do trabalho, destacando gargalos e riscos, caso contrário pode ser inútil.

A seguir pondero os principais aprendizados nestes oito anos de praticas de Scrum, Kanban e XP, logo, são 10 dicas extras, além daqueles 10 passos que o ebook em português da infoQ já oferece de forma bastante eficiente:

Ponto #1. Ao olhar para o quadro, é importante que tenhamos explicitamente as metas e datas-marco do período em curso – data de início, de fim e principais metas ou compromissos. Eu uso um letreiro acima dele com estes dados;

Ponto #2. As colunas devem explicitar o fluxo de trabalho, um simples olhar identifica quais são estes passos e em qual deles cada feature, história ou tarefa se encontra. Se para saber tivermos que fazer um estudo dos postits, tem algo errado;

Ponto #3. Deve chamar a atenção para impedimentos e inversões do fluxo, no caso de algo estar parado ou algo entrar em looping, apresentando imprevistos ou riscos. Use selos coloridos, marcações em destaque, tem que ser 100% claro;

Ponto #4. Um bom quadro pode ser lido estrategicamente a 6 metros de distância, taticamente a 3 metros e tecnicamente à distância de um postit, para mover, colar, selar, descrevendo visualmente o momento do projeto e do time;

Ponto #5. Se uma reunião diária, rápida entre 5 e 15 minutos, ocorrer e a cada posicionamento dado não for usado o dedo indicador apontando para o quadro e seus postits … tem alguma coisa errada com o quadro ou com o entendimento!

Ponto #6. Um postit customizado é feito usando-se folhas A4 coloridas, onde imprimimos de 8 a 16 postits por folha, com labels, espaços e máscara de forma a tornar o seu quadro mais agradável e organizado (exige guilhotina e fita crepe);

Ponto #7. O uso de avatares, quer um grande para cada profissional da equipe ou vários pequenininhos, é uma forma de descontrair ao mesmo tempo que torna claro quem está fazendo o que, entre outras possibilidades de explicitação;

Ponto #8. A leitura de um quadro é transversal e longitudinal. Há uma lógica na movimentação e volumes, desde o início, meio e fim de cada período, os diferentes postits deslocam-se conforme prioridade para execução e liberação;

Ponto #9. Não se estresse demais com a beleza do quadro, as pessoas que conheci que se preocupavam mais com a forma que com o conteúdo, tinham tempo demais sobrando ou não tinham entendido bem para que serviam;

Ponto #10. Não seja exigente demais com a evolução de seu uso, tente de verdade, experimente, discuta e melhore. A questão não é quem errou ou como se faz, mas detectar oportunidades para tentar fazer diferente e melhorar, sempre.

A tempo, siga o conceito de Shu-Ha-Ri, entenda a Curva de Tuckman, tente seguir o manual do Scrum, boas práticas do Kanban, preceitos do XP, tente seguir o que centenas de milhares de empresas no mundo inteiro seguem. Recomendo negar e alterar o básico somente após realmente tentar seguir, experimentar e entender o be-a-ba, depois, por direito, mude tudo se quiser e boa sorte. Afinal, uma premissa da melhoria contínua é que frente a cada substrato e contexto, personagens, tecnologia, cliente, cultura e chefia … impossível ter uma única receita de bolo que atenda a todos. Mas, sinceramente, só depois de tentar e entender os porques, senão jamais saberá o porque não funcionou …

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3 Respostas para “O quadro kanban reflete o passo-a-passo do trabalho até o valor esperado pelo cliente

  1. Outro post na mosca! Quarta-feira passada eu estava em uma áudio de replanejamento de projeto, e o ponto era justamente que não estávamos fazendo nem scrum, nem kanban, nem cascata, mas uma mistureba sem nexo de tudo e um pouco mais… É preciso adaptar e ajustar antes de dizer que não deu certo!

  2. Ótimo post, como sempre!

    Acho que essas boards são extremamente úteis para todo o time ter visibilidade do que tá rolando. Não sabia das questões sobre como a board deve ser vista a partir de cada distância. É isso faz muito sentido, agora lendo teu post.

    Eu incluiria umas “mudancinhas” pra galera mais focada no Scrum: chamaria a coluna Inbox de “Backlog”, Specification de “Grooming” e Ready for Development de Sprint Backlog. E, finalmente, Code Review, Test Locally e Test on PreProduction iriam para dentro de Development, antes de Done (afinal Done = feito e testado, certo? 🙂 ).

    • Obrigado pela participação Felipe, concordo com as tuas percepções sobre as colunas … o ebook original tem varios anos e hoje a pratica ja nos proporciona uma visão mais critica sobre os status representados nos quadros. Estou curtindo minhas ferias, por isso demorei a responder … estava com acesso limitado 🙂
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