12 dicas sobre Hackatons

Quais foram os nosso acertos e erros em Hackatons passados, quais foram os aprendizados? Tenho conversado com diferentes professores e profissionais com interesse especial em Hackatons, um evento especialmente útil para ao final de um final de semana termos uma ou mais soluções publicadas em produção.

Vamos planejar usando boas práticas ágeis, design thinking, scrum, kanban, lean startup, porque não tratar nosso Hackaton como um projeto digno de ideação e modelagem, planejamento e execução, contando com parceiros de viagem, vamos começar por uma reunião de ideação, modelagem e planejamento.

hackathon

Um Hackaton pode ser voltado a aprendizado, com estudantes, com profissionais ou com um mix destes dois, é possível ter como missão a integração e networking entre eles, pode ser fomento a inovação e empreendedorismo ou comunitário, para desenvolvimento de soluções à ONG’s ou associações de bairro. Mas sempre terá um viés tecnológico, fato que devemos privilegiar para que funcione.

Você já pensa em eventos colaborativos, mesmo se houver premiação, deixe os times mais livres para se resolverem, estimule a coopetição, até mesmo porque o maior valor que eles levarão não está apenas entre as linhas de código, mas na arte de se relacionar, ampliar seu networking, estabelecer parcerias.

A seguir 10 dicas para planejamento, tomadas de decisão e lembretes em etapas.

PROPOSIÇÃO

1. Parceiros de viagem? Escolha bem, ative sua rede, seu networking, busque alguns parceiros com profundos conhecimentos essenciais para uma empreitada desta natureza, outros aderirão, mas na cabeça é importante contar com uma galera pilhada. O ingrediente mais importante é boa energia e engajamento, de nada adianta um especialista genioso ou encrenqueiro na organização.

2. Por onde começar? Que tal um Business Model Canvas da nossa Hackaton, de forma a esclarecer quem queremos atender, com que valor, canais para inscrições, meios para relacionamento e comunicação, receita, recursos necessários, atividades chave, parceiros e custos a serem cobertos. Um bom Lean Canvas também é alternativa, com problema e solução, early adopters e métricas:
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3. Teremos um Tema? Assim como no Hackaton que rolou no GUDay do ano passado focado em dados abertos do POADigital ou no Act In Space (*) que vai rolar com temas sugeridos e que serão ranqueados, com premiação aos melhores na opinião dos organizadores – um voo em gravidade zero! Com frequência o tema é social, como na edição do Random Hacks of Kindness (RHOK), um Hackaton do bem que rolou na TW em 2012. A tempo, no dia 12/05 tem evento para tirar as dúvidas da galera interessada, será no Global Tecnopuc às 17h, apareçam lá!
ActInSpace

4. Valide com a galera: Antes de prosseguir, faça uma pesquisa de opinião com seu público alvo, veja quem curtiu a ideia, faça um facorm no Google Drive, um evento no Facebook e/ou um doodle com seus parceiros mais próximos e que gostaria de contar. Proponha algumas datas, verifique se não coincide com outro evento dentro de seu ecossistema, se não é período de provas, finzinho de mês também normalmente há restrições.

PLANEJAMENTO

5. Project Model Canvas: Aproveite e treine boas práticas de projetos, monte um Project Model Canvas com seu time de organização disponível, dissemine boas práticas de projeto. Discuta requisitos, stakeholders, premissas, restrições, riscos, equipe e programa.
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6. Mapping ou Cronograma: O passo seguinte, normalmente na sequência, fazendo uma linha horizontal na parede, iremos demarcar semana a semana as datas-marco, metas, dead-lines, oportunidades, atividades e tarefas necessárias para a organização da nossa Hackaton. Na prática, uma forma de usar Scrum, sprints semanais ou bi-semanais com distribuição de responsabilidades e checkpoints, como formação do time de mentores, confecção de banners, cartazes, realização de parcerias e patrocinadores, definição de local e infra-estrutura.

7. Patrocínio e apoio? É fundamental correr atrás de patrocínio para garantir ter a disposição alguma coisa para roer e principalmente café quentinho, porque o desafio é desenvolver uma solução e publicá-la em produção até o final do Hackaton, que usualmente é de 24, 36 ou 48Hrs. Biscoitos, sanduichinhos, bolo, etc, para acompanhar o café, não necessariamente almoço, que pode ficar a encargo de cada time, mas em eventos como TecnoTalks uma grande rodada de pizzas e refrigerante sempre caem bem.
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EXECUÇÃO

8. Local com acesso a grande rede? O local é essencial, com mesas e espaços adequados para trabalhar, descansar, comer, um local agradável que possa receber as eventuais entradas e saídas da galera no transcorrer das muitas horas, noite e dia. Sempre contando com o acesso fácil e irrestrito à internet, fundamental, posto que a galera precisará baixar bibliotecas, frameworks, ter acesso a ferramentas variadas na nuvem com boa performance. É possível iniciar em um local, liberar a galera de forma que vão para outros locais e retornem apenas em horários pré-acordados ou no final para os pitchs.

9. Traquitanas? Ítens como adaptadores, line filters, cabos de rede, luminárias, TV’s ou projetores, roteador wi-fi, disponibilidade de uma impressora, também é útil se houver a possibilidade de emprestar mouses e teclados. São itens tão úteis quanto pratos, copos e talheres, cafeteira e algum tipo de geladeira.

10. Incentivo / Premiação? Sempre é um grande incentivo a possibilidade de ganhar um prêmio, por mais simbólico que seja, a galera se motiva e persiste quando existe a possibilidade de ser um dos três projetos mais votados. A pontuação pode ser realizada 50% por uma banca e 50% por notas dadas pelos próprios participantes.

11. Mentoria em negócio? Tudo inicia pelas ideias, pela modelagem, pelo MVP, algo possível de ser feito no tempo e recursos disponíveis. Outra possibilidade é escalar, ter várias equipes trabalhando em um mesmo projeto. É possível deixar isto a encargo dos participantes, mas ter mentores que os apoiem, especialmente os mais jovens, talvez estudantes, para que não se percam em desperdícios e metas inatingíveis, mantenham o foco. Uma alternativa é ter reports a cada turno, avaliando o andamento versus planejamento e adaptando-se às hipóteses não confirmadas e possam exigir pivots.

12. Mentoria em Tecnologia? Essa é a base para o sucesso de um Hackaton, de nada adianta ter planejamento, tema, método e não ter um apoio consistente em tecnologia. É bom ser responsabilidade da galera trazer notebooks já preparados, mas é vital ter bons profissionais identificados para prover conhecimentos nas plataformas.  Sendo assim, quer por orientação prévia ou a partir dos dados nas inscrições, trabalhar para identificar a necessidade e os profissionais que serão referências técnicas para a galera mais inexperiente.
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PROGRAMAÇÃO

Você pode dar tarefas prévias, sabendo trabalhar isso e tendo sorte é possível que a galera antecipe-se e venha no dia do evento com notebooks bem configurados, já com as ferramentas necessárias. Peça aos seus mentores em tecnologia para postarem informações, checklists, sugerindo ferramentas open space e na nuvem, bem como seus mentores de negócios sugiram dicas, abordagens e modelagens.

No dia, uma programação simples, abrindo com boas-vindas, definição dos times, ideação (o ideal é provocar que todos já venham com ideias) e escolha do projeto por cada equipe, que pode ser de 3 a 5 integrantes. Legal permitir que mais de uma equipe trabalhe na mesma ideia de forma a construir algo maior e de mais valor.

As equipes realizam uma inception, planejam o MVP e se organizam para iniciar o desenvolvimento, que durará um ou dois dias, sendo importante atuar como Agile Coach e combinar pontos de contato a cada turno para que os times mostrem como vai indo o resultado do seu trabalho, incentivá-los e orientá-los.

É possível combinar um pitch da ideia modelada no início e um ao final para apresentação do resultado do trabalho. É fundamental manter um clima de colaboração, descontraído, divertido, autorizar que levem sacos de dormir, estar pronto para mitigar atritos e desconfortos, é para ser uma experiência positiva.

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