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Terceira retrospectiva: Valor e plano de ação

Toda reunião é ao mesmo tempo uma busca e um substrato, porque sempre que reunimos pessoas com objetivos comuns é plausível que de lá saiamos com algo, quer o resultado de nossa ideação, debates, modelagem e planejamento, quer pela sintonia, sinergia e interação. Ambos nos movem a frente, geram mudanças.

A primeira retrospectiva foi focada na missão de mais de 20 profissionais em uma área composta por analistas de negócios e de mercado, uma tarde de dinâmicas focadas em debater e ressignificar a percepção de missão, visão e objetivos essenciais que os definem enquanto time e profissionais.

Iniciamos resgatando uma discussão anterior sobre pontos fortes e fracos. O ápice desta reunião foi o debate em grupos sobre quem somos nós (?), uma espécie de 5W2H, onde discutimos o que fazemos, porque fazemos, como fazemos, onde fazemos, com quem e para quem, quando e quanto.

“Gerar negócios sustentáveis, alinhados aos objetivos dos clientes, fortalecendo o relacionamento institucional!”

O objetivo de cada retrospectiva não é óbvio ou cartesiano, pois não é sobre apontar responsáveis, mas acima de tudo refletir, integrar, gerar sinergia, perceber oportunidades de melhoria a nível pessoal, coletivo, organizacional e ambiental (cliente e outros stakeholders).

A segunda retrospectiva foi o início de uma jornada de auto-conhecimento e planos de ação para o estabelecimento de um processo sustentável de melhoria contínua, apenas porque sempre teremos o que melhorar, porque o mundo muda e com ele é preciso nos percebermos nele como agentes continuados de mudança.

“Como ampliar a percepção dos clientes quanto a entrega de valor dos nossos serviços?”

Na segunda reunião pudemos exercitar dinâmicas para exercício de empatia com o cliente, para então debater nossas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, sempre de forma lúdica e descontraída, mas com muita responsabilidade e profissionalismo, mesclando boas doses de domínio e inovação.

Ao final já foi possível gerar uma lista de ações possíveis ou desejáveis para melhorias em diferentes frentes, uma provocação de que não tem porque esperar, é se provocar a cada dia em melhorar (kaizen), mas alertando que para a próxima reunião estabeleceríamos planos de ação e metas factíveis.

Terceira Retrospectiva – Valor e Primeiros Planos de Ação 

A tarde transcorreu em constante realinhamento, iniciando pelo depoimento de um cliente, presencial, com direito a perguntas e respostas, seguido de um workshop sobre o significado de “valor”. Com muita interação, com dois momentos intensos e de bons resultados.

Primeiro a discussão e mapeamento de quais são os custos e quais os benefícios, a todo momento linkando com as duas reuniões anteriores, com o depoimento inicial do cliente e clusters que vinham se formando. Na sequência resgatamos ações pontuadas no final da segunda reunião e novos valores percebidos hoje.

Tudo isso para então montarmos uma matriz de valor e alçada para a materialização de nossos primeiros planos de ação. No eixo X, da direita para a esquerda temos cada um de nós, a equipe ou sub-grupos, a gestão e direção da nossa área, a direção da empresa ou outras áreas e finalmente os clientes. No eixo Y, quanto mais para cima, maior o valor que o plano de ação agregará.

No final, um pacto de que até a próxima reunião de retrospectiva monitoraremos cada pequena mudança, endereçamentos, melhorias ou mesmo a percepção de novas oportunidades e necessidades. Planos de ação não são receitas de bolo, são hipóteses a serem exercitadas, realizadas, confirmando ou anulando pressupostos.

O protagonismo é de todos, só gera valor se houver interesse e engajamento, é preciso acreditar que quanto maior a sinergia entre colegas e maior a interação, mais claro fica as oportunidades que temos, hora para mitigar ou anular riscos, hora para aproveitar cada momento.

Em Maio vai rolar a quarta retrospectiva, o planejamento de cada uma é feito uma semana antes, resgatando a essência das anteriores e o momento do time e seus integrantes para continuar avançando, retroalimentando um ciclo virtuoso de empatia e colaboração onde todos ganham. Até lá!

Savana Scrum – Use a receita, experimente, aprenda e melhore

Uma equipe ágil de alta performance deve estar sempre aberta a discutir e experimentar novas ou mesmo velhas receitas na intenção de melhorar, trata-se de um modelo mental voltado a melhoria contínua, redução de zonas de conforto.

Novas e talvez velhas receitas, porque nunca somos os mesmos, como a parábola do rio no ditado chinês, pode ser que técnicas tentadas antes agora tenham sucesso, porque desde então aprendemos, crescemos e talvez agora dê certo.

Pedra que rola não cria limo!

Uma equipe que “acha” que já faz o seu melhor e recusa sugestões para tentativa de melhoria indica haver uma grande zona de conforto ágil, uma trincheira ágil, o mundo de software precisa de profissionais de olhos abertos a inquietos.

É como uma receita típica, algumas perpetuam-se, mas sempre estarão sujeitas a serem o ponto de partida para novas receitas, com novos ingredientes, não porque a receita mudou, mas porque nós mudamos e queremos experimentar.

Não é incomum ver equipes ditas ágeis entrincheiradas, alheias a percepção ou acomodadas com seus pequenos e inevitáveis desperdícios. Todo o substrato ágil baseia-se no Lean, em princípios como Gemba e Kaizen … em continuum.

Por isso ciclos iterativo-incrementais-articulados, para nos lembrar que pequenas experimentações, uma dose quinzenal de inquietação nos faz lembrar o quanto ainda temos pequenos desperdícios ou oportunidades de crescimento.

Já falei sobre a inevitabilidade de ter um formador de opinião em cada time, é importante que ele tenha consciência de que o time não é seu, que sua experiência e influência deve ser do bem, aberto, incentivando e apoiando outras opiniões.

O ideal é equilíbrio, sempre com foco em adequado valor entregue em equidade, atendendo o negócio, com qualidade e excelência, sustentável, transparentes e realistas … inspiradas em missão, visão e objetivos acordados e monitorados.

Em TI é inevitável jamais estarmos no estado da arte, esta condição não é para gerar frustração, mas engajamento ao se ter consciência do mix de oportunidades que ainda não aproveitamos. Dinâmicos em baby steps, cadenciado, confortável.

Por essas e outras é que SCRUM continua sendo o método ágil mais utilizado no mundo, porque ele  não pressupõe idealizações, mas sugere ciclos, timeboxes, que bem aproveitados manterão a equipe ligada, alerta, disposta a experimentar.

Small Project Philosophy, um pequeno projeto de cada vez, cliente e fornecedor de outros projetos em programas e portfólios. Com releases plans, sprints, experimentando, curtindo, atendendo, entregando, aprendendo e melhorando.

Time Ágil ou Time Ágil de Alta Performance?

Estamos atingindo um virtual ponto de saturação do termo “Times Ágeis”, cada vez mais diluído, frequentemente mal entendido. Creio fazer-se necessária uma mudança para reforçar e quebrar vícios inerentes a banalização de um termo que per si sempre teve múltiplas interpretações: O que é Ágil no dicionário?

No dicionário, ágil é aquilo que se move com facilidade, ligeiro, veloz; Algo desembaraçado, vivo, rápido; Eficiente, diligente, trabalhador.

Eu prefiro “Times Ágeis de Alta Performance“. Acho sinceramente que só o termo Ágil está carecendo de uma ajudinha explícita, para não mascarar ou confundir o amplo mix de equidade que queremos atingir – cliente, empresa, profissionais, tecnologia, valor, Lean, excelência, ambiente, satisfação, …

No dicionário, Alta Performance diz respeito a atingimento de todo seu potencial, poder desfrutar de tudo que suas habilidades possam proporcionar.

Tenho visto muita facilidade em nos considerarmos ágeis, mas ao mesmo tempo temos dificuldade em nos considerarmos equipes de alta performance.

É preciso idealizar menos, esforçar-se mais, agilidade é trabalho duro, persistente, de alta performance e sustentável. Vejo muitas convicções e trincheiras sobre agilidade, muita retórica, resignações, impedimentos, desmotivação porque o mundo não é o que deveria ser ou porque a lua não é de queijo.

A essência do mindset ágil diz respeito a geração de um ecossistema propício a geração de valor a todos os envolvidos, nasceu fundamentado nos princípios Lean, eliminação de todo e qualquer desperdício sem propósito. Por isso a pirâmide Lean, porque é preciso considerar estratégia, tática e técnica.

Tem uma brincadeira que faço em meus cursos, eu pergunto a alguém se ele se considera um bom profissional? Sempre dizem que sim, daí eu pergunto porque? Sempre me dizem que é porque entregam, são reconhecidos. Eu concluo pedindo para se compararem com equipes reconhecidas como de alta performance? A resposta sempre é um sorriso, um nem tanto, um sim mas!

Inexiste agilidade se estamos nos acomodando em meio a trincheiras: Se há retrabalho, se há desperdício, se falta poke-yoke e kaizen com cenários, automações, pair, peer review, se falta comunicação ativa e eficaz, se existem silos, trincheiras, ações motivadas pela busca de culpados e responsáveis, está na hora de sermos mais transparentes e realistas, puxando para nós o que é de nossa alçada.

Proponho uma reflexão, através de um auto-questionário:

  • 1ª – Você e sua equipe são ágeis?
  • 2ª – São uma equipe de alta performance?
  • 3ª – A resposta é que a culpa é dos outros?
  • 4ª – Você continua aprendendo e tentando ou se entrincheirou?

Há um exercício que promovo em equipes que já praticam e possuem muitas barreiras organizacionais, dificuldades, equipes que já encontraram defesas e explicações sobre cada desvio e causas de cada problema recorrente: Crie um quadro análogo ao abaixo, bem grande, na vertical temos “valor” à agilidade aumentando de baixo para cima e na horizontal a alçada. Para cada postit colocado a esquerda (responsabilidade do cliente ou da empresa/status quo), é preciso colocar um adicional a direita com o que estamos ou poderíamos estar fazendo para eliminar ou mitigar aquela carência.

É um warmup, um exercício de brainstorming, de ToolBox, visando encontrar técnicas de mitigação, de argumentação, de ações que nos levem adiante, mais um passo na eliminação de desperdícios, geração de maior valor e construção de um ecossistema sustentável no qual estamos inseridos. O desenho abaixo é ilustrativo, tentando ser didático, a direita podem ser variados tipos de ações, pró-ativas, engajadas, focadas em kaizen, assumindo protagonismo e fugindo dos silos:

É fácil culpar o cliente, o diretor, o gerente, outras áreas da empresa, o que é difícil é assumir o papel de agente da mudança, esse é o mote do conceito por tras do livro e jogo TOOLBOX 360°: Se nós estamos na vanguarda do entendimento do que ser ágil, ao invés de culpar alguém ou transferir e lavar as mãos, nosso papel é buscar técnicas, boas práticas, abordagens que ajudem a contornar o problema, mostrar para quem ainda não entendeu ou trazer a luz informações e conhecimentos que ajudem a darmos o próximo passo.

Você ainda é um agente da mudança? Ou desistiu em algum momento? Se alguém não entendeu e não contribui, você continua sendo ágil e tentando mudar ou em algum momento desmotivou e desistiu, se entrincheirou em explicações e justificativas?

Últimos posts sobre mindset

Apresentação do Scrum SetUp Canvas em 25min no Trends SP 2017

Apresentei o Scrum SetUp Canvas no dia 13/04/2017 para algumas centenas de pessoas, pela manhã na sala comunidade do Agile Trends SP 2017. O vídeo está logo abaixo, muitos conceitos prévios, adjacentes e complementares não dava tempo porque Trend Talks é para ser assertiva … então foi pegado.

Cabe o alerta de que este quadro é muito mais um chamamento à reflexão sobre quais são os acordos mais relevantes antes da construção de um Release Plan. Muitos destes acordos são ignorados ou superficiais, subjacentes, gerando interpretações diferentes, gerando problemas evitáveis quando materializados em um artefato.

A última versão do SSC está colada abaixo, eu refatorei a alguns meses a primeira coluna com solução antiga, nova e diferencial pelo Elevator Statement e equipe, assim como alterei a posição de algumas células, mas mantendo o conceito e valor:

Baixe a apresentação em PDF a partir do DropBox, neste link.

Missão cumprida, abaixo as telas que usei para a apresentação:










Baixe a apresentação em PDF a partir do DropBox, neste link.

Spoiler dos meus ppt’s do Agile Trends 2017

Serão duas sessões, a primeira é um jogo que será apresentado e jogado fora da grade do evento, no final do primeiro dia em uma das salas do Centro de Convenções cedida pela organização, a segunda é uma apresentação formal de um artefato que venho usando, chamado Scrum Setup Canvas.

Se você vai ao Agile Trends SP no dia 12/04, não esquece de passar no stand da DBServer e te inscrever para a apresentação e mão-na-massa do Desafio ToolBox que vai rolar logo após o término da grade oficial.

Se estiver por lá no dia 13/04 pela manhã, não perca o bloco comigo e com o Paulo Caroli … sim, não dá para pedir mais nada, o meu bloco ano passado foi com o Vitor Massari, este ano será com o grande Paulo Caroli.

12/04 as 18:10 – Desafio ToolBox 360°

Nesta quarta-feira, logo após as palestras do primeiro dia do Agile Trends 2017, as 18:10 no Centro de Convenções Rebouças, vai rolar a primeira edição aberta do Desafio ToolBox 360°. O jogo está evoluindo e ainda vai evoluir muito, mas após os primeiros Play Tests já ajustei o suficiente para ter a certeza de que agrega valor, provocações construtivas e passa um recado bem bacana.

O jogo é ao mesmo tempo colaborativo no atendimento de cenários reais e competitivo, posto que ao final temos um vencedor. Mas é preciso muita transparência, inspeção e adaptação para montar a melhor solução no somatório de forças de todos.

O jogo de início pode parecer complexo, mas para quem já jogou uma rodada é muito simples e divertido, ele possui um tabuleiro, cartas de cenário a serem atendidos, baralho com mais de 70 técnicas e boas práticas, além de um dado. Para o Agile Trends 2017 vou rodar com algumas simplificações, o jogo foi criado para ser jogado em empresas, fomentando sua capacidade absortiva.

A facilitação contará com um passo-a-passo em powerpoint e impresso para cada equipe, que contarão com um kit contendo o tabuleiro, fichas e baralhos. É para ser acima de tudo um momento de provocação quanto a conhecimento e domínio de técnicas oriundas de metodologias ágeis, design thinking, management 3.0, além de algumas bem tradicionais e ainda muito utilizadas.


Estou ao mesmo tempo pilhado e angustiado para que chegue de uma vez, já rodei vários play tests, com amigos, com Tecnotalkers, até com alunos na FACIN, o início sempre é um tanto aflitivo, mas conforme a galera vai jogando e entendendo é muito legal, quer profissionais ou alunos o feedback final sempre é muito bom.

Mas no tocante a ser um tanto complexo de início, não abri mão até aqui, pois é um jogo que nos induz a jogar três rodadas pelo menos, um tempo de mais ou menos uma hora. Para isso, são dois fluxos, um usando o baralho de Toolbox para atender um cenário e outro resultante do primeiro para mover sua ficha pelo perímetro do tabuleiro … é 100% colaborativo, mas alguém sairá vencedor.

13/04 as 10:50 – Trilha Comunidade – SSC

Finalmente vou apresentar para a comunidade ágil o artefato que batizei de Scrum Setup Canvas, criado para materializar e expôr acordos e combinações coletivas, quer metodológicas ou técnicas antes de uma inception ou planejamento. Muitas equipes deixam questões importantes como acordar boas práticas, frameworks, DoR, DoD, etc, para o acaso ou fragmentado entre diferentes pessoas e gavetas.

Assim como o jogo, este artefato ainda não parou de evoluir, a cada tanto mexo em algo de suas colunas e linhas, posto que a experimentação vai mostrando os caminhos. Mas está na hora de por a prova se ele é útil para muitas outras equipes e Agile Coachs, sendo para muitos já de conhecimento através aqui do Blog.

O formato final do Scrum Setup Canvas está como colado a seguir e os thumbs da apresentação em ppt está logo na sequência. Prometo que darei o máximo de detalhes dos meus 25 minutos de Trend Talk e interação com a galera logo após o evento encerrar, talvez o faça a caminho do aeroporto ou logo que chegar em POA.

Não garanto se é um Canvas a ser deixado a vista ou utilizado como aquecimento e depois defenestrado, caberá a empresas e equipes definirem, talvez alterar seus campos, mas tenho profunda convicção de que é útil, posto que por enquanto não há uma alternativa equivalente.

Vou postar muito mais detalhes do jogo e deste Canvas assim que passe o Agile Trends, neste mesmo batcanal … é o tempo de ir a SP e voltar rapidinho  \o/

Um time discutindo empatia, auto-conhecimento e kaizen

Um time de analistas de negócios com um mix de veteranos e novos integrantes, vinte um profissionais experientes dispostos a uma agenda mensal de quatro horas para idear, discutir caminhos e valor em retrospectivas olhando passado, presente e futuro. O lugar ajuda, um centro de treinamento na beira do Rio Guaíba.

Na primeira que tive o privilégio de participar, convidado como facilitador, o objetivo pactuado era discutir e re-significar a visão, missão e objetivos. Uma sequência de dinâmicas lúdicas e colaborativas, adaptadas a esta e outras expectativas apresentadas por eles mesmos no início das atividades.

O programa mensal ganhou nome e ao final da primeira reunião tínhamos em comum acordo uma frase que identificasse a missão do time e dezenas de insights e discussões de alto nível sobre quem, onde, o que, porque, quando, quanto, como, qual … Não vou expor detalhes nem identificações, mas relatar as técnicas usadas.

1ª reunião – Autoconhecimento e re-significando nossa missão

  • Boas-vindas e apresentação do programa;
  • Quebra-gelo do “Quem sou eu?” com charadas;
  • Reuso de listas de características, forças e fraquezas:
    • Duas equipes de 10 pessoas;
    • pontos fortes, características e oportunidades;
    • Consolidação de um só ranking.
  • Quebra-gelo do nó humano (rolos da Kaa);
  • Coffee-break na beira do Guaíba à sombra;
  • Debate e ressignificação da missão da área:
    • Três grupos de 7 pessoas;
    • Técnica Charetting para recriar as frases;
    • Rodízio, a cada 15 minutos trocas de grupo;
  • Colamos as frases uma ao lado da outra;
  • Debatemos a confecção de uma frase derradeira.
  • Encerramento;
  • Churrasco de confraternização.

missão-3
missão-1

2ª reunião – Empatia com o cliente e percepções de atuação

  • Boas vindas e abertura;
  • Quebra-gelo do boneco com 10 equipes;
  • Empathy Canvas, empatia com o cliente:
    • Seis grupos e um canvas A1 por grupo;
    • 30 minutos de brainstorming;
    • Rodízio para trocas de grupo;
    • Clusterização no quadro branco;
  • Coffee-break;
  • Uma SWOT com alusão a barcos a vela:
    • Seis grupos e um canvas A1 por grupo;
    • Presente – forças e fraquezas;
    • Futuro – riscos e oportunidades;
    • 30 minutos de brainstorming;
    • Pitchs apresentando suas perceções;
  • Lista de ações possíveis no futuro próximo;
  • Encerramento.

Savana SCRUM: O que é a Zona de (des)conforto

Desenvolvimento de software envolve processos sócio-técnicos complexos, que demandam tempo e esforço continuado para mudar e consolidar. Conceitos pesquisados desde o início do século XX, onde mudança gera algum grau de ansiedade, pois abrimos mão do que conhecemos por algo ainda desconhecido.

Durante este processo em desaprender o velho para aprender o novo, preconizados por Schein, Tofler ou Argyris, geramos maior valor se comemorarmos cada avanço e conquista, porque valorizar demais o meio-copo vazio nos momentos errados e de forma errada, muitas vezes nos fará desanimar e esquecer o meio-copo cheio.

Você que acha que é “transparente” só porque fica reclamando e resmungando a cada chance para dizer o que falta, desculpa aí, mas “Você não entendeu nada!”. O cérebro humano responde melhor ao conceito de auto-eficácia, valorizando o potencial de cada um, cada pequeno sucesso, valorizando a caminhada.

Você que exige que toda a sua equipe seja igual a você, já que você acredita ter a legitimidade de apontar erros nos outros, na empresa, no cliente, não valorizando o que já avançamos, pense bem. Muitas vezes aquele que se acha arauto da dura verdade, é quem desmotiva e empurra a galera para a zona de (des)conforto.

Há retrospectivas para apontar, discutir e planejar problemas e mudanças, apenas em casos excepcionais vamos ficar fazendo isso fora delas. Assim como o Sprint Planning é para entender o Selected Backlog e pactuar o Sprint Backlog, assim como daily é para relembrar o objetivo de ter sucesso no sprint, a pós-daily para tomadas de decisão. Cada timeboxe tem uma natureza e pensada para gerar valor.

A seguir alguns pensadores e pesquisadores que admiro no campo da psicologia, filosofia, sociologia, educação, que muito tem a ver conosco e com este tema, por favor, leia com atenção e de cabeça aberta:

Auto-eficácia de Albert Bandura – Sustenta-se no senso de auto-estima, frases célebres como Ford em que “se você acredita que pode ou não acredita que pode fazer alguma coisa, provavelmente você sempre estará certo”. Pessoas com muita auto-eficácia possuem maior confiança em si mesmos, tendem a ser mais empreendedoras, enquanto o contrário demonstra pessoas mais acomodadas e sem resiliência. A auto-eficácia pode ser incentivada através do incentivo, pela  valorização dos pontos fortes, incentivando a capacidade de cada um em superar obstáculos, de aprender com os erros, de crescer e se superar.

Aprendizagem significativa de David Ausubel – A aprendizagem significativa de Ausubel segue o princípio construtivista de que cada um de nós é uno, temos vivências e conhecimentos prévios que devem ser utilizados para que o processo de aprendizado aconteça a bom termo. Para alguém aprender algo é preciso que este aprendizado faça sentido, de forma que ancorem cada nova informação a seus conhecimentos prévios, criando assim novos conhecimentos. A teoria propõe unir o novo ao pré-existente (subsunçores), que atuam como âncoras entre o antigo e o novo.

A Curva de Tuckman para formação de times – O modelo de Tuckman é uma aula sobre a práxis da composição, crescimento e amadurecimento de um time e nos dá bons insights sobre modelos de liderança mais efetivos. Muitas equipes aparentam manter-se permanentemente em storming devido a falta de aceitação ou não entendimento de um mindset de melhoria contínua, procurando culpados, exercitando muita dissonância cognitiva, perpetuando atitudes negativas, atrasando sua evolução.

A Psicologia Positiva – Czikszentmihalyi do livro Flow com Seligman trataram desta abordagem em 2000, apontando aspectos positivos das pessoas e suas interações. A Psicologia Positiva pode ser um argumento a mais no processo de mudança para modelos sociais mais virtuosos, algo que esta Teoria propõe chamar de florescimento é manter explícitos as condições e aspectos positivos da vida como combustível no esforço de melhoria contínua, natural, aproveitando a estrada e não apenas sofrendo à espera do pote de ouro no final da estrada.

A síndrome de BurnOut – Consequência do acúmulo de estresse em trabalhadores que têm uma profissão muito competitiva e de responsabilidade, tornando o dia de trabalho um sacrifício. Planejando objetivos de trabalho muito difíceis, abalando a auto-eficácia e auto-estima. Após anos trabalhando neste purgatório, não é incomum ter pessoas só sobrevalorizando o que falta, é fácil identificar: cara amarrada, mesmo com coisas boas acontecendo, o que importa para eles é o que falta, reclamando do que não vai mudar tão cedo, reiterando diariamente sua contrariedade e irritação, marcas do tempo de purgatório.

Resumo: O bom é inimigo do ótimo, se não valorizarmos o que fazemos, será muito mais difícil convencer a nós mesmos que podemos ir além. Opinião é diferente de assombração, aproveite uma retrospectiva para pontuar pontos de melhoria, sempre olhando para a frente, mas no dia-a-dia seja positivo e trabalhe para otimizar o que cada um tem de melhor … ou então vá fazer pesquisas no campo da psicologia aplicada para mostrar que todos estes pesquisadores estavam errados! Se conseguir, garantirá fama, fortuna e seu nome no meu próximo post!