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Terceira retrospectiva: Valor e plano de ação

Toda reunião é ao mesmo tempo uma busca e um substrato, porque sempre que reunimos pessoas com objetivos comuns é plausível que de lá saiamos com algo, quer o resultado de nossa ideação, debates, modelagem e planejamento, quer pela sintonia, sinergia e interação. Ambos nos movem a frente, geram mudanças.

A primeira retrospectiva foi focada na missão de mais de 20 profissionais em uma área composta por analistas de negócios e de mercado, uma tarde de dinâmicas focadas em debater e ressignificar a percepção de missão, visão e objetivos essenciais que os definem enquanto time e profissionais.

Iniciamos resgatando uma discussão anterior sobre pontos fortes e fracos. O ápice desta reunião foi o debate em grupos sobre quem somos nós (?), uma espécie de 5W2H, onde discutimos o que fazemos, porque fazemos, como fazemos, onde fazemos, com quem e para quem, quando e quanto.

“Gerar negócios sustentáveis, alinhados aos objetivos dos clientes, fortalecendo o relacionamento institucional!”

O objetivo de cada retrospectiva não é óbvio ou cartesiano, pois não é sobre apontar responsáveis, mas acima de tudo refletir, integrar, gerar sinergia, perceber oportunidades de melhoria a nível pessoal, coletivo, organizacional e ambiental (cliente e outros stakeholders).

A segunda retrospectiva foi o início de uma jornada de auto-conhecimento e planos de ação para o estabelecimento de um processo sustentável de melhoria contínua, apenas porque sempre teremos o que melhorar, porque o mundo muda e com ele é preciso nos percebermos nele como agentes continuados de mudança.

“Como ampliar a percepção dos clientes quanto a entrega de valor dos nossos serviços?”

Na segunda reunião pudemos exercitar dinâmicas para exercício de empatia com o cliente, para então debater nossas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, sempre de forma lúdica e descontraída, mas com muita responsabilidade e profissionalismo, mesclando boas doses de domínio e inovação.

Ao final já foi possível gerar uma lista de ações possíveis ou desejáveis para melhorias em diferentes frentes, uma provocação de que não tem porque esperar, é se provocar a cada dia em melhorar (kaizen), mas alertando que para a próxima reunião estabeleceríamos planos de ação e metas factíveis.

Terceira Retrospectiva – Valor e Primeiros Planos de Ação 

A tarde transcorreu em constante realinhamento, iniciando pelo depoimento de um cliente, presencial, com direito a perguntas e respostas, seguido de um workshop sobre o significado de “valor”. Com muita interação, com dois momentos intensos e de bons resultados.

Primeiro a discussão e mapeamento de quais são os custos e quais os benefícios, a todo momento linkando com as duas reuniões anteriores, com o depoimento inicial do cliente e clusters que vinham se formando. Na sequência resgatamos ações pontuadas no final da segunda reunião e novos valores percebidos hoje.

Tudo isso para então montarmos uma matriz de valor e alçada para a materialização de nossos primeiros planos de ação. No eixo X, da direita para a esquerda temos cada um de nós, a equipe ou sub-grupos, a gestão e direção da nossa área, a direção da empresa ou outras áreas e finalmente os clientes. No eixo Y, quanto mais para cima, maior o valor que o plano de ação agregará.

No final, um pacto de que até a próxima reunião de retrospectiva monitoraremos cada pequena mudança, endereçamentos, melhorias ou mesmo a percepção de novas oportunidades e necessidades. Planos de ação não são receitas de bolo, são hipóteses a serem exercitadas, realizadas, confirmando ou anulando pressupostos.

O protagonismo é de todos, só gera valor se houver interesse e engajamento, é preciso acreditar que quanto maior a sinergia entre colegas e maior a interação, mais claro fica as oportunidades que temos, hora para mitigar ou anular riscos, hora para aproveitar cada momento.

Em Maio vai rolar a quarta retrospectiva, o planejamento de cada uma é feito uma semana antes, resgatando a essência das anteriores e o momento do time e seus integrantes para continuar avançando, retroalimentando um ciclo virtuoso de empatia e colaboração onde todos ganham. Até lá!

Savana Scrum – Use a receita, experimente, aprenda e melhore

Uma equipe ágil de alta performance deve estar sempre aberta a discutir e experimentar novas ou mesmo velhas receitas na intenção de melhorar, trata-se de um modelo mental voltado a melhoria contínua, redução de zonas de conforto.

Novas e talvez velhas receitas, porque nunca somos os mesmos, como a parábola do rio no ditado chinês, pode ser que técnicas tentadas antes agora tenham sucesso, porque desde então aprendemos, crescemos e talvez agora dê certo.

Pedra que rola não cria limo!

Uma equipe que “acha” que já faz o seu melhor e recusa sugestões para tentativa de melhoria indica haver uma grande zona de conforto ágil, uma trincheira ágil, o mundo de software precisa de profissionais de olhos abertos a inquietos.

É como uma receita típica, algumas perpetuam-se, mas sempre estarão sujeitas a serem o ponto de partida para novas receitas, com novos ingredientes, não porque a receita mudou, mas porque nós mudamos e queremos experimentar.

Não é incomum ver equipes ditas ágeis entrincheiradas, alheias a percepção ou acomodadas com seus pequenos e inevitáveis desperdícios. Todo o substrato ágil baseia-se no Lean, em princípios como Gemba e Kaizen … em continuum.

Por isso ciclos iterativo-incrementais-articulados, para nos lembrar que pequenas experimentações, uma dose quinzenal de inquietação nos faz lembrar o quanto ainda temos pequenos desperdícios ou oportunidades de crescimento.

Já falei sobre a inevitabilidade de ter um formador de opinião em cada time, é importante que ele tenha consciência de que o time não é seu, que sua experiência e influência deve ser do bem, aberto, incentivando e apoiando outras opiniões.

O ideal é equilíbrio, sempre com foco em adequado valor entregue em equidade, atendendo o negócio, com qualidade e excelência, sustentável, transparentes e realistas … inspiradas em missão, visão e objetivos acordados e monitorados.

Em TI é inevitável jamais estarmos no estado da arte, esta condição não é para gerar frustração, mas engajamento ao se ter consciência do mix de oportunidades que ainda não aproveitamos. Dinâmicos em baby steps, cadenciado, confortável.

Por essas e outras é que SCRUM continua sendo o método ágil mais utilizado no mundo, porque ele  não pressupõe idealizações, mas sugere ciclos, timeboxes, que bem aproveitados manterão a equipe ligada, alerta, disposta a experimentar.

Small Project Philosophy, um pequeno projeto de cada vez, cliente e fornecedor de outros projetos em programas e portfólios. Com releases plans, sprints, experimentando, curtindo, atendendo, entregando, aprendendo e melhorando.

Time Ágil ou Time Ágil de Alta Performance?

Estamos atingindo um virtual ponto de saturação do termo “Times Ágeis”, cada vez mais diluído, frequentemente mal entendido. Creio fazer-se necessária uma mudança para reforçar e quebrar vícios inerentes a banalização de um termo que per si sempre teve múltiplas interpretações: O que é Ágil no dicionário?

No dicionário, ágil é aquilo que se move com facilidade, ligeiro, veloz; Algo desembaraçado, vivo, rápido; Eficiente, diligente, trabalhador.

Eu prefiro “Times Ágeis de Alta Performance“. Acho sinceramente que só o termo Ágil está carecendo de uma ajudinha explícita, para não mascarar ou confundir o amplo mix de equidade que queremos atingir – cliente, empresa, profissionais, tecnologia, valor, Lean, excelência, ambiente, satisfação, …

No dicionário, Alta Performance diz respeito a atingimento de todo seu potencial, poder desfrutar de tudo que suas habilidades possam proporcionar.

Tenho visto muita facilidade em nos considerarmos ágeis, mas ao mesmo tempo temos dificuldade em nos considerarmos equipes de alta performance.

É preciso idealizar menos, esforçar-se mais, agilidade é trabalho duro, persistente, de alta performance e sustentável. Vejo muitas convicções e trincheiras sobre agilidade, muita retórica, resignações, impedimentos, desmotivação porque o mundo não é o que deveria ser ou porque a lua não é de queijo.

A essência do mindset ágil diz respeito a geração de um ecossistema propício a geração de valor a todos os envolvidos, nasceu fundamentado nos princípios Lean, eliminação de todo e qualquer desperdício sem propósito. Por isso a pirâmide Lean, porque é preciso considerar estratégia, tática e técnica.

Tem uma brincadeira que faço em meus cursos, eu pergunto a alguém se ele se considera um bom profissional? Sempre dizem que sim, daí eu pergunto porque? Sempre me dizem que é porque entregam, são reconhecidos. Eu concluo pedindo para se compararem com equipes reconhecidas como de alta performance? A resposta sempre é um sorriso, um nem tanto, um sim mas!

Inexiste agilidade se estamos nos acomodando em meio a trincheiras: Se há retrabalho, se há desperdício, se falta poke-yoke e kaizen com cenários, automações, pair, peer review, se falta comunicação ativa e eficaz, se existem silos, trincheiras, ações motivadas pela busca de culpados e responsáveis, está na hora de sermos mais transparentes e realistas, puxando para nós o que é de nossa alçada.

Proponho uma reflexão, através de um auto-questionário:

  • 1ª – Você e sua equipe são ágeis?
  • 2ª – São uma equipe de alta performance?
  • 3ª – A resposta é que a culpa é dos outros?
  • 4ª – Você continua aprendendo e tentando ou se entrincheirou?

Há um exercício que promovo em equipes que já praticam e possuem muitas barreiras organizacionais, dificuldades, equipes que já encontraram defesas e explicações sobre cada desvio e causas de cada problema recorrente: Crie um quadro análogo ao abaixo, bem grande, na vertical temos “valor” à agilidade aumentando de baixo para cima e na horizontal a alçada. Para cada postit colocado a esquerda (responsabilidade do cliente ou da empresa/status quo), é preciso colocar um adicional a direita com o que estamos ou poderíamos estar fazendo para eliminar ou mitigar aquela carência.

É um warmup, um exercício de brainstorming, de ToolBox, visando encontrar técnicas de mitigação, de argumentação, de ações que nos levem adiante, mais um passo na eliminação de desperdícios, geração de maior valor e construção de um ecossistema sustentável no qual estamos inseridos. O desenho abaixo é ilustrativo, tentando ser didático, a direita podem ser variados tipos de ações, pró-ativas, engajadas, focadas em kaizen, assumindo protagonismo e fugindo dos silos:

É fácil culpar o cliente, o diretor, o gerente, outras áreas da empresa, o que é difícil é assumir o papel de agente da mudança, esse é o mote do conceito por tras do livro e jogo TOOLBOX 360°: Se nós estamos na vanguarda do entendimento do que ser ágil, ao invés de culpar alguém ou transferir e lavar as mãos, nosso papel é buscar técnicas, boas práticas, abordagens que ajudem a contornar o problema, mostrar para quem ainda não entendeu ou trazer a luz informações e conhecimentos que ajudem a darmos o próximo passo.

Você ainda é um agente da mudança? Ou desistiu em algum momento? Se alguém não entendeu e não contribui, você continua sendo ágil e tentando mudar ou em algum momento desmotivou e desistiu, se entrincheirou em explicações e justificativas?

Últimos posts sobre mindset

Apresentação do Scrum SetUp Canvas em 25min no Trends SP 2017

Apresentei o Scrum SetUp Canvas no dia 13/04/2017 para algumas centenas de pessoas, pela manhã na sala comunidade do Agile Trends SP 2017. O vídeo está logo abaixo, muitos conceitos prévios, adjacentes e complementares não dava tempo porque Trend Talks é para ser assertiva … então foi pegado.

Cabe o alerta de que este quadro é muito mais um chamamento à reflexão sobre quais são os acordos mais relevantes antes da construção de um Release Plan. Muitos destes acordos são ignorados ou superficiais, subjacentes, gerando interpretações diferentes, gerando problemas evitáveis quando materializados em um artefato.

A última versão do SSC está colada abaixo, eu refatorei a alguns meses a primeira coluna com solução antiga, nova e diferencial pelo Elevator Statement e equipe, assim como alterei a posição de algumas células, mas mantendo o conceito e valor:

Baixe a apresentação em PDF a partir do DropBox, neste link.

Missão cumprida, abaixo as telas que usei para a apresentação:










Baixe a apresentação em PDF a partir do DropBox, neste link.

5ª aula de GP e Tópicos Especiais

Mais uma semana de aulas e a satisfação em dizer que amo muito tudo isso, pensar aulas participativas, com muito valor prático agregado, baseado mais em cases e fatos preponderantes de mercado que teoria, apontando a realidade esperada de profissionais do século XXI.

Compartilhei um super guia rápido de frameworks e boas práticas relacionadas a equipes ágeis na auna de Tópicos, facilitei a ideação e escolha do projeto que cada grupo de GP irá planejar, já construindo o elevator statement e termo de abertura.

 Tópicos Especiais em Engenharia de Software (5ª feira)

foi resultado de várias noites dormindo bem tarde, trabalhando em um volume de 10 páginas com um grande resumo de tudo o que conheço, aplico e recomendo sobre métodos ágeis, análogos e complementares, como adoção, planejamento de carreiras, Scrum, Kanban, XP, Design Thinking, Management 3.0 e DevOps.

Compartilho aqui via dropbox este super guia rápido, um resumão mais que completo com o conteúdo condensado de dezenas de posts aqui publicados sobre cada um desses temas, espero que baixe, curta e compartilhe, porque acho que ficou bem completo mesmo – [clique aqui para baixar o super guia rápido].

Gerenciamento de Projetos (6ª  feira)

A aula de gerenciamento de projetos inicia sempre da mesma forma, com uma revisão dos principais pontos ou referências acumulados nas aulas anteriores. Em uma disciplina tão densa, é uma forma de fixar os quesitos mínimos de cada conteúdo e a partir dele gerar as questões de provas.

Esta aula tinha como principal objetivo a prática de uma técnica para ideação e escolha de um aplicativo ou solução por cada uma das equipes formadas para este fim, entre 4 e 5 alunos, que desenvolverão o planejamento das 10 áreas do PMBOK usando diferentes técnicas, a maioria delas oriunda de boas práticas ágeis.

O quebra-gelo foi o da laranja, cada equipe listou palavras que uma laranja tinham relação ou lhe remetiam a laranja … primeiro fomos falando uma palavra por equipe e depois um integrante fez mímica e a galera tinha que descobrir qual seria a palavra que ele estava representando da sua lista … 🙂

Para ideação usei uma reinterpretação da árvore dos sonhos da dinâmica de Oficina de Futuro. A árvore possui raízes (problemas ou desafios), tronco (valor), galhos (barreiras e facilitadores). Alguns grupos idearam várias opções e outros de primeira escolheram um aplicativo a partir de sugestão de um deles. Sobre a copa resta espaço para informações sobre a ideia e tudo o que sabemos ou queremos, uma forma de registrar tudo e fazer deste brainstorming o ponto de partida para o nosso termo de abertura, para o qual usei Project Model Canvas.

Nesta aula, resgatei e insisti no papel de GP e equipes de TI, ao contrário do passado onde atendíamos os pedidos do cliente, hoje temos a responsabilidade de entender o problema, propôr e discutir alternativas, modelar e planejar soluções. Não somos mais um pizzaria atendendo pedidos, mas médicos, realizando diagnósticos, receitando e realizando procedimentos, não por deliberação do paciente, mas com a responsabilidade Lean de não jogar energia e dinheiro fora.

As imagens abaixo são os tópicos trabalhados, sempre com exercícios práticos, mas sem fugir dos fundamentos e teoria antes de cada experimentação. Aula não é para ser recreio, é para introduzir conceito e experimentá-los, quer para fixação ou para gerar pertença e discussão. A aula 5 foi gestão de inovação e portfólio, ideação e priorização, conceitos de Customer Development e o primeiro processo do grupo de iniciação do PMBOK – Termo de Abertura:

O feedback ao final foi legal, como nas aulas anteriores saio satisfeito por ter mantido a atenção e empenho da maioria, mas o processo é bilateral, de um lado o esforço de ensino e de outro o de aprendizado. Conceitos lúdicos, experienciais, vicariantes, construtivistas, tudo isso é para gerar o link entre estas duas pontas.

12/04 – Lançamento Desafio ToolBox 360º no Agile Trends 2017

Lanço aqui o desafio aos meus contatos no Facebbok que irão ao Agile Trends 2017 no Centro de Convenções Rebouças na semana que vem em SP, no final do primeiro dia de evento estarei fazendo uma oficina de Desafio ToolBox 360º para quem for no stand da DBServer durante o primeiro dia e se inscrever.

A oficina será mão na massa e vai rodar com quem estiver disposto a mostrar que sorte e conhecimento andam juntos, porque é um jogo no qual o conhecimento de técnicas de ideação, modelagem, planejamento, discovery, delivery e gestão do conhecimento podem desequilibrar a força dos dados e das cartas.

A diversão e a vitória é apenas um efeito colateral, porque o objetivo é o desafio de conhecer 80 técnicas e boas práticas que usamos no nosso dia-a-dia. O jogo estará por muito tempo ainda em evolução, mas já é resultado de diversos play tests e experiências com amigos queridos que se dispuseram a ser minhas cobaias 🙂

As fotos abaixo no banner são desta semana em minha aula de Tópicos Especiais em Engenharia de Software, acho que minha principal inspiração ao idealizar a partir do livro ToolBox 360º – foco em aprendizagem, na provocação em saber mais sobre boas práticas, de forma lúdica e divertida … nos vemos em SanPa:

Aqui vai novamente um tira-gosto com dicas do tabuleiro e cartas \o/

Algumas das fases da evolução do jogo mostram o quanto ele evoluiu e irá adiante:

tabuleiro-evolutivo-dez2016

Um time discutindo empatia, auto-conhecimento e kaizen

Um time de analistas de negócios com um mix de veteranos e novos integrantes, vinte um profissionais experientes dispostos a uma agenda mensal de quatro horas para idear, discutir caminhos e valor em retrospectivas olhando passado, presente e futuro. O lugar ajuda, um centro de treinamento na beira do Rio Guaíba.

Na primeira que tive o privilégio de participar, convidado como facilitador, o objetivo pactuado era discutir e re-significar a visão, missão e objetivos. Uma sequência de dinâmicas lúdicas e colaborativas, adaptadas a esta e outras expectativas apresentadas por eles mesmos no início das atividades.

O programa mensal ganhou nome e ao final da primeira reunião tínhamos em comum acordo uma frase que identificasse a missão do time e dezenas de insights e discussões de alto nível sobre quem, onde, o que, porque, quando, quanto, como, qual … Não vou expor detalhes nem identificações, mas relatar as técnicas usadas.

1ª reunião – Autoconhecimento e re-significando nossa missão

  • Boas-vindas e apresentação do programa;
  • Quebra-gelo do “Quem sou eu?” com charadas;
  • Reuso de listas de características, forças e fraquezas:
    • Duas equipes de 10 pessoas;
    • pontos fortes, características e oportunidades;
    • Consolidação de um só ranking.
  • Quebra-gelo do nó humano (rolos da Kaa);
  • Coffee-break na beira do Guaíba à sombra;
  • Debate e ressignificação da missão da área:
    • Três grupos de 7 pessoas;
    • Técnica Charetting para recriar as frases;
    • Rodízio, a cada 15 minutos trocas de grupo;
  • Colamos as frases uma ao lado da outra;
  • Debatemos a confecção de uma frase derradeira.
  • Encerramento;
  • Churrasco de confraternização.

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2ª reunião – Empatia com o cliente e percepções de atuação

  • Boas vindas e abertura;
  • Quebra-gelo do boneco com 10 equipes;
  • Empathy Canvas, empatia com o cliente:
    • Seis grupos e um canvas A1 por grupo;
    • 30 minutos de brainstorming;
    • Rodízio para trocas de grupo;
    • Clusterização no quadro branco;
  • Coffee-break;
  • Uma SWOT com alusão a barcos a vela:
    • Seis grupos e um canvas A1 por grupo;
    • Presente – forças e fraquezas;
    • Futuro – riscos e oportunidades;
    • 30 minutos de brainstorming;
    • Pitchs apresentando suas perceções;
  • Lista de ações possíveis no futuro próximo;
  • Encerramento.