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2ª aula de GP – De programas a princípios

Pensei e estou postando cada aula da disciplina de GP, conforme acontecem neste semestre, esta é a segunda aula (Março/2017). Se você não leu a primeira, sugiro ler, pois o sequência tem uma razão – 1ª aula de GP, somos gerentes e somos o projeto.

Partindo do pressuposto de que a Curva de Ebbinghouse está correta, iniciei a segunda e cumulativamente começarei todas as aulas relembrando os tópicos relevantes que vimos nas aulas anteriores. Outra técnica é ir apresentando a teoria mais maçante em camadas, desde uma citação inicial em uma aula, um exercício ou overview em outra para então aprofundarmos e exercitarmos elas.

A revisão inicial no início da segunda aula relembrou fundamentos relacionados ao que é um projeto, a relação conceitual e prática entre PMBOK e SCRUM, o quanto é essencial entender o mínimo suficiente do problema, solução e critérios de aceitação antes de sair fazendo.

Principalmente, relembrei Alexander Osterwalder e o contexto relacionado ao planejamento de carreira, revimos a matriz SWOT, a necessidade de estabelecer uma visão (sonhos) de curto, médio e longo prazos, CHA (conhecimentos, habilidades e atitudes) e parceiros de viagem, de colegas a gurus, para então preencher seu Business Model You (BMY).

Introduzi o conceito de CHAx5 ou Team Competency Matrix para planejamento real relacionado a desenvolvimento de competências a partir de planos de ação sobre como melhorar seus conhecimentos, habilidades e atitudes. Entendimento que é requisito para a práxis do BMY, tirando o máximo de proveito dele.

Breve história da gerência de projetos

Projetos possuem responsáveis e são planejados, gerando planos que serão acompanhados e gerarão previstos x realizados desde o antigo Egito, com a diferença que naquela época usavam papiros ao invés de Excel e Project. Apresentei conceitos de corporações de ofício até a fundação do PMI em 69.

Falei sobre as condições que geraram a revolução industrial, sobre o modelo sustentado por mestres artesões e seus aprendizes, para chegar às estruturas organizacionais percebidas desde a revolução industrial no que tange a hierarquia e projetos – funcional, matricial, projetizada e hipertexto.

Discutimos rapidamente os conceitos e importância da gestão de portfólio, gestão de programas, gestão de projetos, sub-projetos e caracteristicas de parte a parte em relação a operações. Após discutir um pouco os conceitos e exemplifica-los, apliquei o jogo do BONECO que compartilhei no meu livro JOGOS 360º para discutir o que é um projeto e o que é um programa na prática.

Um histórico dos estudos sobre taxas de sucesso em projetos, como o Chaos Report do Standish Group, para então discutir os diferentes modelos de ciclo de vida de projetos – waterfall, iterativo-incremental tradicional e iterativo-incremental ágil baseado em equipes ágeis.

Fiz uma breve introdução sobre áreas de planejamento do PMI-RS e seus grupos de processos, relacionando-os ao framework SCRUM. Falei do modelo proposto pelo Gartner baseado no conceito de Pace Layered e TI Bi-Modal, refletindo um post do Mauro Sotille sobre a edição 6 do PMBOK.

Para fechar a segunda aula, apresentei e debati o manifesto e princípios ágeis, realizando uma dinâmica de auto-avaliação sobre o entendimento e o quanto cada um acredita e segue um a um, usando o conceito de quadrante mágico proposto no meu livro ToolBox 360°.

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A galera pediu que um jogo de quebra-gelo é importante quanto mais cedo no início da aula para dar uma acordada, também me pediram para explicar novamente a questão da avaliação através de provas e trabalhos e uma aluna questionou sobre como seriam os exercícios práticos de gestão de projetos – através de um projeto de A a Z (iniciaremos com a ideação e escolha de um projeto para cada equipe a ser formada, passando pelo planejamento ou discussão das 10 áreas, usando técnicas ágeis, até a execução de sprints e entregas de mocks).

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Turma 2016/2, CC e SI de GP – Aprendizado experiencial

Sou professor na FACIN PUCRS e uma das disciplinas é a de Gerência de Projeto de Software dos cursos de Ciências da Computação e Sistemas de Informação, tratando deste tema vital de forma a oferecer aos alunos senso crítico baseado em contexto e resultados, pontos de contato e sinergia entre PMBOK e SCRUM.

Na ementa temos histórico, fundamentos, pontos fortes, desafios, mas 50% do tempo constitui-se de exercícios em aula, desde a ideação, modelagem de negócio, elicitação, as 10 áreas de planejamento, execução e frequentes lições discussões sobre aprendidas. No início do semestre a turma se divide em grupos, a partir dali cada um deles desenvolverão um passo-apasso de um projeto, de A-Z.

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A ideia não é ensinar artefatos, mas mindset, instigar a importância da modelagem, validação e planejamento antes de sair fazendo. Um dos grupos me autorizou a compartilhar suas percepções sobre alguns dos exercícios e dinâmicas realizadas em aula durante os exercícios de ideação e validação intra e inter-equipes, este grupo propôs, planejou e “desenvolveu” o aplicativo “iExpress”, do pitch até as telas desenhadas com argumentação de negócio:

Na foto abaixo o grupo em Marshmellow Challenge Ágil no início do semestre, uma discussão sobre planejamento e execução iterativo-incremental-articulada. Realizamos diversos icebreakers, warmups e agile games durante o semestre, sempre com o objetivo de refletir fundamentos, mas também para espantar o cansaço das sextas-feiras nos períodos LMNP (19:30 as 22:30): 
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Quanto a validação e evolução baseada em colaboração e sinergia, cada um dos projetos evoluiu muito no transcorrer, apoiado em dinâmicas intra ou em debates inter-equipes, como se os outros grupos fossem usuários e colaboradores dos demais.  Transcrevo a seguir algumas das percepções deles e compartilho ao final estas percepções no seu formato original em PDF.

No caso do iExpress, a ideia e proposição desta solução aconteceu no início do semestre, venho bem antes do Uber lançar seu Uber Bike para pequenas entregas em grandes cidades. Uma ideia muito boa que aparentemente já estava no road map da gigante proxy de transportes ou a Uber tem olheiros espalhados pelos corredores da FACIN e curtiram a ideia  🙂

A partir deste ponto o relato é dos alunos, em primeira pessoa:

1. Análise inicial do Projeto

O iExpress é um aplicativo focado na realização de entregas de forma segura, prática e rápida. O cliente poderá optar por realizar entregas utilizando diferentes meios de transporte, como: motoboy, office-boy e Ciclistas. Assim como os motoboys, office-boys, e ciclistas poderão se cadastrar e fornecer sua mão de obra a nossos clientes. Neste trabalho iremos realizar uma análise crítica, descrevendo os principais artefatos e técnicas utilizados para elaboração do projeto, o aplicativo iExpress.

2. Product Tree

A Árvore do Produto demonstra de forma simples uma visão geral do produto, ou seja, ver o produto como um todo, exibindo através de um brainstorm todas as ideias relacionadas ao projeto que está sendo criado, juntamente com suas funcionalidades e tarefas. Tudo isso de uma forma bastante visual, facilitando assim perceber se o mesmo está em equilíbrio e comtempla foco principal do projeto. O resultado pode inclusive ser mantido em algum lugar visível para servir como um “radiador de informação”.

Nossa equipe através da Árvore do Produto conseguiu estabelecer todos tópicos que seriam abordados e melhor explicado pelos outros artefatos, garantindo a integridade da ideia proposta, sem deixar de lado sugestões paralelas que foram expostas na árvore, como rastreamento, agendamentos e etc.

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3. Elevator Pitch

O Elevator Pitch tem como objetivo apresentar de maneira rápida uma ideia ou uma oportunidade de negócio. Essa técnica permitiu ao grupo debater aspectos importantes relacionados ao produto e alinhar as expectativas sobre as definições de negócio do produto, tais como: o que o produto é, o que ele não é, o que ele faz, o que ele não faz, qual problema se propõe a resolver, quem é o público alvo, como é a solução elaborada, quais são os concorrentes ou produtos substitutos, o valor entregue para os usuários e o diferencial. A consulta desse artefato durante as outras etapas de execução do projeto ajudou a resolver dúvidas que surgiram e economizou tempo de discussão em assuntos que já haviam sido debatidos e definidos.

No caso do iExpress usamos o seguinte template: Cliente, Problemas, Solução, Categoria, Valor, Concorrente e Diferencial. No início os pontos chaves para nosso pitch eram:
 Cliente: Empresas localizadas no centro de Porto Alegre.
 Problema: Receber produtos de uma forma rápida, segura e prática.
 Solução: Entrega de documentos de maneira segura.
 Categoria: Serviço.
 Valor: Redução de custo, sem perder a segurança.
 Concorrentes: Motoboys e Office Boys.
 Diferencial: Eficácia e segurança na entrega de documento entre empresas.

Após a apresentação para os colegas da turma, recebemos algumas sugestões para expandir as opções de transporte para realizar as entregas. Algumas das sugestões foram incorporadas e o grupo acrescentou entrega via de motocicletas e automóveis.

4. Business Model Canvas

O Model Business canvas foi criado para ajudar a empresa a achar seu modelo de negócios ou pontos chave para o funcionamento de um novo produto ou estratégia de mercado. Basicamente o objetivo é responder as seguintes perguntas divididas em 9 blocos:

O objetivo do Canvas é ser mutável, simples e versátil. Geralmente é usado post-it para tornar a mudança mais mutável. Esse Canvas é muito usado por Start-ups, e é um contraponto ao longo e descritivo plano de negócios. No IExpress esse Canvas foi muito importante pois nos direcionou a pensar sobre alguns itens que não tínhamos pensado, como canal de comunicação com cliente, segmentos e relacionamento. Nos ajudou também a pensar sobre parcerias e alinhar expectativas e visão da empresa e proposta de valor.

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5. Project Model Canvas

A mesma relação do Plano de negócios e Business Model Canvas acontece entre Project Model Canvas e Plano de projeto.

Um plano de projeto é um documento descritivo que reúne e organiza todos os documentos da fase de planejamento, definindo como o projeto será executado, monitorado, controlado, encerrado além de planejar a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi aprovado.

Enquanto o Model Business Canvas trata da empresa ou produto, o Project Model Canvas é mais específico, se tratando do projeto. O Painel é dividido em 13 blocos. Esse canvas nos ajudou a pensar em riscos, tempo de execução, tempo das entregas em sprints, e algumas restrições do produto que não tínhamos pensado anteriormente.

6. Customer Journey Map

A ideia central é desenhar um mapa que permite conhecer o cliente e os seus “touch points”, que são usados para interagir com nosso serviço. Existem diferentes etapas para diferentes objetivos que o cliente utiliza. As etapas são o caminho que o cliente faz para utilizar o nosso serviço do início ao fim do processo. No Caso do iExpress o mais interessante foi a análise de toda jornada que o usuário faz para criação de tarefas que facilitou o uso de nosso sistema, além da descoberta de
novas ações que o usuário poderia tomar dentro do sistema, que até então não tinham sido previstas pela equipe do IExpress.

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7. User Story Mapping – WBS (Work Breakdown Structure)

A utilização do User Story Mapping para a construção do backlog foi uma maneira mais dinâmica e interessante para identificar os requisitos (ao invés de elaborar um documento de requisitos extenso e que provavelmente poucas pessoas leriam). O conceito chave dessa técnica é levantar os requisitos colaborativamente. A estrutura do story mapping é a seguinte: Goals > Activities > Tasks > Stories.

Primeiramente é definido um objetivo, e em seguida as maneiras (atividades) como o usuário pode alcançar esse objetivo. Para completar a atividade, ele precisa realizar tarefas, que são transformadas em user stories para desenvolvimento.

Algumas das vantagens da utilização do Story Mapping são: ter uma ideia visual ampla de todo o backlog do projeto, ajuda a definir funcionalidades que não são realmente necessárias e funcionalidades consideradas desejáveis. Outro ponto interessante é que a disposição das histórias lado a lado facilita a tarefa de estimar o tamanho delas, pois torna possível a comparação entre elas. Através dessa atividade, conseguimos também priorizar as funcionalidades mais relevantes para nosso produto e decidir quais seriam executadas antes, visando entregar valor de forma mais rápida para o cliente.

8. Matriz de Análise de Risco / Plano de Comunicação

A utilização da matriz de análise de riscos fez o grupo refletir sobre aspectos que podem impactar em nosso produto e a maneira como lidar com essas ameaças. Elas foram distribuídas em uma matriz, classificadas por Impacto e Probabilidade, em uma escala de 1 a 3, onde 3 significa maior impacto/probabilidade. As formas de tratar essas ameaças eram as seguintes: Aceitar, Mitigar e Evitar. As situações em que não possuímos nenhum controle ou influência foram tratadas com “Aceitar”, nas outras, que podemos tomar atitudes para não sofrer tanto caso ocorram, foram tratadas por “Evitar” e “Mitigar”.

O plano de comunicação nos permitiu identificar e definir quem deveria ser notificado/consultado em cada situação, como recebimento de status report, reuniões, aquisições, contratações, change requests, etc. Isso auxilia a equipe como um todo a se auto-organizar e auto-gerenciar, visto que todos ficam cientes dos responsáveis por cada evento caso seja necessário contatar uma determinada pessoa.

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Aqui termina o relato dos alunos, o/

Todas as 12 aulas de 4 créditos iniciaram com uma revisão do básico sobre Projetos, seus fundamentos essenciais, PMBOK e SCRUM. Mais que grupos de processo e áreas de planejamento, discutimos áreas de conhecimento e sua importância em nossa vida, planejamento de carreira, empresas onde estamos ou na startup que iniciamos.

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Clique aqui para dar uma olhada neste trabalho em pdf, um dos três trabalhos formais, produzidos e entregues em aula como parte da nota da disciplina. Compartilhar é uma forma de valorizar o esforço e aprendizado de todos eles. Agradeço a parceria, tenho o privilégio de tê-los no Face e Linkedin.

Bom 2017 e até breve!